Política de tratamiento de datos personales
Versión 1.0 · Vigente desde agosto de 2024
Borrador para revisión legal. Este texto es una base elaborada conforme a la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1074 de 2015 (que compiló el Decreto 1377 de 2013). Antes de publicarlo debe ser revisado por el asesor jurídico de la empresa y completarse la información resaltada.
1. Responsable del tratamiento
Razón social: Quant Finance S.A.S.
NIT: 901043043-1
Domicilio: Bogotá D.C., Colombia
Correo para asuntos de datos personales: cio@quantfinancesas.com
Teléfono: +57 317 675 2608
2. Marco legal
Esta política se rige por el artículo 15 de la Constitución Política, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, la Ley 1266 de 2008 en lo relativo a información financiera y crediticia, el Decreto 1074 de 2015 y las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
3. Definiciones
- Dato personal: información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
- Dato sensible: el que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, incluidos los datos biométricos.
- Titular: persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento.
- Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Responsable: quien decide sobre la base de datos y su tratamiento.
- Encargado: quien realiza el tratamiento por cuenta del responsable.
- Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular.
4. Datos que tratamos
- Contacto comercial: nombre, entidad, cargo, correo, teléfono y mensaje enviados por el formulario o los canales de contacto.
- Usuarios y asociados de las entidades clientes: datos de identificación, contacto, información financiera y crediticia, y datos de las operaciones necesarias para originar, custodiar y administrar títulos valores.
- Datos sensibles: datos biométricos (huella, rostro o voz) usados para validar identidad y firmar documentos.
- Proveedores, aliados y colaboradores: datos necesarios para la relación contractual o laboral.
5. Finalidades
- Atender solicitudes de información, demostraciones y propuestas comerciales.
- Prestar los servicios de la suite: originación, firma electrónica, custodia, administración, compensación y comercialización de títulos valores, y constitución de fianzas.
- Validar la identidad de los titulares y prevenir el fraude, el lavado de activos y la financiación del terrorismo (SARLAFT).
- Realizar análisis de riesgo y dictámenes sobre las operaciones, cuando el titular lo haya autorizado.
- Cumplir obligaciones legales, contractuales y requerimientos de autoridades.
- Enviar información comercial sobre los servicios de Quant Finance, cuando el titular lo haya autorizado. El titular puede retirar esta autorización en cualquier momento.
6. Datos sensibles y de menores
El suministro de datos sensibles, incluidos los biométricos, es facultativo: el titular no está obligado a entregarlos. Cuando se solicitan, se informa al titular de esta condición y de la finalidad específica, y se obtiene su autorización explícita. Quant Finance no condiciona ninguna actividad a la entrega de datos sensibles, salvo que sean indispensables para el servicio y así se informe.
Quant Finance no trata datos de niños, niñas y adolescentes, salvo los de naturaleza pública y respetando su interés superior.
7. Derechos de los titulares
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada.
- Ser informado sobre el uso dado a sus datos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de agotar el trámite ante Quant Finance.
- Revocar la autorización o solicitar la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
- Acceder gratuitamente a sus datos.
8. Procedimiento para consultas y reclamos
Canal: correo cio@quantfinancesas.com o los demás canales de contacto indicados en esta política. La solicitud debe incluir nombre, identificación, descripción de la petición, correo o medio de respuesta y los documentos de soporte.
Consultas: se responden en máximo diez (10) días hábiles. Si no es posible, se informará el motivo y la nueva fecha, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales.
Reclamos: se responden en máximo quince (15) días hábiles. Si no es posible, se informará el motivo y la nueva fecha, que no superará ocho (8) días hábiles adicionales. Si el reclamo está incompleto, se pedirá completarlo dentro de los cinco (5) días siguientes; si pasan dos (2) meses sin respuesta, se entenderá desistido.
Área responsable: Área de Cumplimiento.
9. Transmisión y transferencia
Para prestar los servicios, Quant Finance puede compartir datos con encargados como proveedores de firma y validación de identidad, pasarelas de pago, motores de riesgo y servicios de nube, bajo contratos que exigen confidencialidad y medidas de seguridad. Las transferencias internacionales se realizarán solo a países con nivel adecuado de protección o en los casos permitidos por la ley.
10. Seguridad
Los datos se protegen con cifrado en tránsito y en reposo, control de acceso, registro de actividades y protocolos de respuesta ante incidentes. Los incidentes de seguridad se reportarán a la SIC según la normativa vigente.
11. Vigencia
Esta política rige desde agosto de 2024. Los datos se conservarán mientras sean necesarios para las finalidades descritas o mientras exista un deber legal de conservarlos. Los cambios sustanciales se comunicarán oportunamente a los titulares.
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